Smart Building

Flex office, de intelligente werkplek

De smart office, of intelligent kantoor, waarin de technologieën in dienst gesteld worden van de behoeften en het welbehagen van de medewerkers, zorgt voor extra comfort, met het reserveren van diensten : een plaats in de kantine, catering, conciërgeriediensten en een plekje in de parkeergarage of de fietsenstalling.

De intelligentie van de kantoren omvat ook het werkcomfort dat Yousense kan verbeteren door het automatiseren van AV apparatuur, door vooraf werkscenario’s te registreren en het licht, het openen van de gordijnen, het instellen van de airco, enz. te bedienen.

De resources van de onderneming worden in dienst gesteld van de medewerkers om het comfort en de werkefficiëntie te optimaliseren.

Uw werkruimtes reserveren

Een ruimte vinden en selecteren die geschikt is voor de omvang van de vergadering die men wil organiseren is van essentieel belang. Het kan soms complex zijn om aan de hand van uw behoeften het juiste formaat, de juiste inrichting en de juiste apparatuur (videoconferentie, audioconferentie, projectiesysteem…) te kiezen.

Yousense biedt oplossingen die aansluiten bij wat u zoekt door kantoorruimtes en vergaderzalen met diverse functies ter beschikking te stellen om zo goed mogelijk in de behoeften van de medewerkers te voorzien. Vanaf de voorbereiding tot aan het onderhoud weten de experts van Yousense aan uw verwachtingen te voldoen aan de hand van twee niveaus van oplossingen:

Eenvoudige oplossingen voor het reserveren van werkruimtes

• Een touchscreen tablet voor iedere vergaderzaal, zonder software of server, die het reserveren van de zaal beheert en door middel van een aparte verlichting laat weten of de zaal bezet is, 
• Een in de vergadercabines geplaatste aanwezigheidsdetector geeft aan of deze al dan niet bezet zijn en geeft de informatie door op een ontvangstscherm of uw smartphone. 

Deze oplossingen kiezen betekent:

• De toegang van de medewerkers tot de ter beschikking gestelde ruimtes vergemakkelijken, 
• De medewerkers in real time informeren welke vergaderzalen vrij zijn, 
• De vergader- en kantoorruimtes optimaliseren,
• De kosten drukken door een optimaal beheer van de m². 

Geavanceerde oplossingen voor het reserveren van een werkruimte

• De software die de reserveringen beheert, is gekoppeld aan de meldschermen die voor de deuren van de vergaderzalen geplaatst zijn,
• De software oplossing weet zich aan te passen aan het functioneren van de onderneming : webreservering, een smartphone app, een touchscreen tablet voor de vergaderzalen…

Deze oplossingen kunnen:

• in uw e-mailsysteem (Outlook, Gmail…) geïntegreerd worden, om met de desktop tools te functioneren waar u gewend bent mee te werken en zo het organiseren van de vergaderingen en het beheer van de deelnemers te vergemakkelijken,
• gekoppeld worden aan de hulpmiddelen voor de vergaderingen : een paperboard, een beamer, een aansluiting op een videoconferentiesysteem, 
• diensten verlenen: het reserveren van maaltijden, koffie, een taxi… 
• het beheer van de ontvangst van bezoekers vergemakkelijken, 
• vergaderzalen vrijgeven die uiteindelijk niet gebruikt worden (“badgeloos”). 

 Deze oplossingen kiezen betekent:

• Het organiseren en beheren van de vergaderingen en bijbehorende diensten vergemakkelijken, 
• De kosten voor het beheer van de ruimtes zoveel mogelijk drukken, 
• De voor de vergaderingen gemaakte kosten op de juiste wijze verdelen, 
• Verslag uitbrengen over het gebruik van de ruimtes. 

De bezettingsgraad beheren en meten

Om deze verschillende werkruimtes op een efficiënte en zeer operationele wijze te kunnen beheren, is het vergaren van gegevens door middel van de door Yousense voor het beheren en reserveren van de werkruimtes geïnstalleerde oplossingen van strategisch belang. 

Dankzij een tool die deze gegevens analyseert kunt u de kantoren op de juiste wijze toewijzen, de ruimtes gebruiken aan de hand van de behoeften en toepassingen, toezicht houden op de resources van uw pand en ook een beeld krijgen van het gebruik van de werkstations, de vergaderzalen, de parkeerplaatsen en de coworkingzones. 

Met de oplossingen voor het beheren en meten van iedere bezettingsgraad bent u in staat om :

• de verplaatsingen in de ruimtes tot in de puntjes te beheren, met de mogelijkheid de bezettingsmeters aan te passen wanneer er sanitaire voorschriften opgelegd worden, 
• de impact op het milieu te verminderen met een beter beheer van de opengaande ramen en deuren, de verlichting, de verwarming… 
• de productiviteit van uw medewerkers te verbeteren, omdat ze geen tijd meer verliezen met het organiseren van de dagen die zij op kantoor doorbrengen. 

Ontvangst en beheer van de bezoekers

Het bezoek vereenvoudigen, de toegang te vergemakkelijken en informeren. Het bedrijfsleven vraagt steeds meer om touch oplossingen voor het digitaliseren van hun bedrijfsruimte, om hun medewerkers meer service te verlenen en om hun bezoekers de weg te wijzen.  

Yousense begeleidt bedrijven bij het installeren van deze touch oplossingen voor bewegwijzering en informatie bij de ingang van de panden, zowel ten behoeve van de medewerkers als van hun bezoekers. Deze meegroeiende oplossingen passen zich aan de configuratie en de behoeften van uw pand aan door hier functionaliteiten op maat aan te koppelen. 

Voor de bezoekers kan de terminal over een badgeprinter en een scanner beschikken om hen te begeleiden naar het kantoor of de persoon waar of met wie zij een afspraak hebben. Met behulp van de op strategische plekken in het pand geplaatste interactieve touchterminals kunnen de bezoekers begeleid en geïnformeerd worden en kunnen de medewerkers gewaarschuwd worden. 

Het in 3D weergeven van de bewegwijzering kan de oriëntatie in de panden vergemakkelijken en dit systeem kan aangesloten worden op informatiesystemen om in real time informatie te verstrekken betreffende het openbaar vervoer, de verkeerssituatie, de wachttijden in de bedrijfsrestaurants, het weer…  

Als specialist van deze touch oplossingen voor bewegwijzering rust Yousense ook winkelcentra uit met navigatiesystemen om de bezoekers in staat te stellen snel een winkel of een service te vinden en hier moeiteloos naar toe te lopen, om zo zijn tijd volledig aan het shoppen te kunnen besteden.